Sett effektiviteten i system – realiser mulighetene

Med stadig hardere konkurranse, tøffere formelle krav og stramme marginer, er de som får mest ut av minst som vinner. Viventos verktøy for saksbehandling og prosessadministrasjon sikrer rett kvalitet - til rett tid.

Det er en utfordring å administrere komplekse prosesser og saksgang på en enhetlig og effektiv måte. Svaret ligger i å sette den optimale arbeidsmetoden i et system, også klare å gjenta denne ene optimale metoden hver gang jobben skal gjøres. Vi levere verktøy som gjør det lett å identifisere og kreere effektive arbeidsmetoder.

Med våre verktøy for saksbehandling og prosessadministrasjon vil dere:
•    jobbe mer effektivt – fordi verktøyet er enkelt å forstå og bruke
•    sikre kvalitet – fordi verktøyet kjenner tidsfrister og krav til oppgavene
•    forenkle faste arbeidsoppgaver - fordi mange handlinger er automatisert
•    se forbedringspotensialene tidlig – fordi du enkelt henter ut tall og analyse

Vi har støttet våre kunder med realisering av betydelige resultateffekter, gjennom effektivisering, forbedret samhandling og kvalitetsforbedring.

Hva er saksbehandling og prosessadministrasjon?

Veldig enkelt forklart vil våre løsninger for saksbehandling og prosessadministrasjon gjøre dere i stand til å administrere komplekse prosesser og saksgang på en oversiktlig og effektiv måte.

I en saksgang utføres sjelden alle oppgaver i lik rekkefølge hver gang. Vår løsning gir deg mulighet til å kombinere en strukturert arbeidsflyt med samhandling og adHoc oppgaver. Du kan også angi ulike underprosesser og tiltak på veien mot fullført oppgave.

Hos Agder Energi har man benyttet en slik løsning for å oppnå bedre kontroll og effektivitet i sentrale HR-prosjekter. Vivento bidro med opprettelsen av et kvalitetssystem, samt implementering av HR-prosesser på intranettet. Sentralt i løsningen var delegering av oppgaver i organisasjonen, med parallell oppdatering av HR-data til de forskjellige fag og HR-systemene.

Hvorfor saksbehandling og prosessadministrasjon?

Effektiv saksbehandling og oppgaveløsing handler om å automatisere og optimaliserer en fremgangsmåte, og klare å gjenta den optimale fremgangmåten hver gang det kreves.

Har man verktøy som sikrer optimale fremgangmåter i alle ledd av store operasjoner, vil behandlingstiden og kostnadene på hele operasjonen minimeres. Dette vil frigi ressurser i virksomheten, og gi mulighet til å fokusere på oppgaver med større verdi.

Viventos saksbehandling og prosessadministrasjon er nettopp et slikt verktøy. Et rammeverk som sikrer at oppgavene dine løses på best mulig måte hver gang, også når oppgavene strekker seg over lang tid, store geografiske områder eller involverer flere mennesker i forskjellige avdelinger.

Verktøyet gjør det også enkelt å overvåke deler av, eller hele prosesser, måle effektivitet og se muligheter for ytterligere forbedringer.

Saksbehandling og prosessadministrasjon brukes bl.a. i:

• Klager og håndtering av tvistesaker
• Søknadsprosesser
• Avvikshåndtering og Incident Management
• Forespørsler og Request management
• Undersøkelser og etterforskning
• Endringshåndtering
• HR – rekruttering, godkjennelser og søknader
• Bestilling og innkjøpsprosesser

I Statoil har man f.eks. funnet stor nytte i CASE løsningen som en plattform hvor samhandlingsløsninger og spesifikke forretningsprosesser skal etableres og utvikles. Plattformen skal fungere som en verktøykasse for utvidet samhandling og utvikling av arbeidsprosesser i forskjellige deler av virksomheten.

Vivento har implementert CASE Management med K2 BlackPearl tilknyttet avansert arbeidsflyt rundt NC@S plattformen (Next Generation Collaboration At Statoil).

Hvordan saksbehandling og prosessadministrasjon?

Vi skreddersyr våre løsninger i nært samarbeid med kunden.
Før vi setter sammen et komplett verktøy for din bedrift, vil vi først sette oss godt inn brukernes behov. Vi vil involvere fagfolk og nøkkelpersoner i brukergruppen tidlig i utviklingen, med optimal brukervennlighet for øyet. Det er avgjørende for oss å skape et system brukeren trives i, og aller helst kjenner seg igjen i.

Vi vil i de aller fleste tilfeller basere løsningene våre på Microsoft Office SharePoint Server 2007/2010, K2 BlackPpearl og Metastorm BPMS.